Personal Kanban ist eine unglaublich hilfreiche Methode, wenn es darum geht, eure Aufgaben im Blick zu behalten, Zufriedenheit aufzubauen und eure Arbeitsweise besser kennenzulernen und zu optimieren. Sie ermöglicht uns ein realistisches Zeitmanagement und echte Produktivität. Klingt himmlisch? Ist es auch!

Warum nicht einfach die To-Do-Liste verwenden?

Eine To-Do-Liste kann nicht all das leisten, was ihr mit Hilfe eines Personal Kanbans erreichen könnt. Denn die Krux an einer To-Do-Liste ist, dass ihr euch entweder zu viel vornehmt oder etwas in Vergessenheit geraten könnte. Wenn wir uns zu viel vornehmen, entwickeln wir eine zunehmende Unzufriedenheit, haben das Gefühl, nichts im Leben zu erreichen oder fertig zu bekommen und fühlen uns überfordert.

Die Personal Kanban-Methode

…ist ziemlich schnell erklärt. Nimm dir Post-Its zur Hand und schreibe auf einen Post-It eine Aufgabe. Mache dies solange bis all deine Aufgaben, die du zu tun hast, aus deinem Kopf auf Papier geschrieben sind. Damit hast du deinen Backlog erstellt und deine komplette Arbeit visualisiert.

Im nächsten Schritt nimmst du dir ein großes Blatt Papier (beispielsweise DIN A3) und unterteilst es in vier Spalten. Ganz links schreibst du „BEREIT“ in die rechte Spalte daneben „IN ARBEIT“, wieder rechts „FERTIG“ und ganz rechts „BACKLOG“ als Überschriften der jeweiligen Spalte.

Jetzt klebst du alle Post-Its ins Backlog. Überlege dir nun, wie viele Aufgabe du an einem Tag bearbeiten kannst, mit denen du beginnen willst. Schreibe diese Anzahl neben “IN ARBEIT” und “BEREIT”.

Schiebe nun eine erste Anzahl an Post-Its in die Spalte „IN ARBEIT“, am besten die, mit denen du beginnen willst. Die Aufgaben, die darauffolgen, kommen in die Spalte „BEREIT“. Achte darauf, dass du deine eigene Begrenzung der Aufgaben in dieser Spalte einhältst, um Frust und Überforderung zu vermeiden.

Wenn du eine Aufgabe aus der Spalte „IN ARBEIT“ erledigt hast, verschiebst du sie auf „DONE“. Dafür kann am nächsten Tag eine Aufgabe aus „BEREIT“ in „IN ARBEIT“ verschoben werden. Ziel sollte es sein, alle Aufgaben aus „IN ARBEIT“ an einem Tag abzuarbeiten und erst am nächsten Tag neue nachzuziehen.

Mein eigenes Personal Kanban

Ich visualisiere meine Aufgaben mit einem dafür angelegten Trello-Board. Die Empfehlung von Benson und Barry, Entwickler der Methode, sieht vor, das Kanban-Board an einem großen Board mit Post-Its anzufertigen. Da ich aufgrund meiner Selbstständigkeit viel reise und alle wichtigen Dinge stets kompakt bei mir benötige, ist die digitale Form mit Trello die bessere und praktische Variante für mich.

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Ein Personal Kanban-Beispiel mit dem Dienst Trello visualisiert

Probiert einfach mal aus, ob der analoge oder digitale Stil euch besser in der Umsetzung taugt. Im Hinterkopf solltet ihr die Art, wie ihr arbeitet haben, also in welchem Umfeld ihr das Personal Kanban-Board um euch haben wollt (am Arbeitsplatz, zuhause, etc.).

Am Ende eines Tages sind wir besonders zufrieden, wenn wir alle geplanten Aufgaben erledigt haben. Dafür müssen wir diese definieren. Ganz nach der „Eat the Frog“-Methode von Brian Tracy mache ich unangenehme/komplexe oder langwierige Aufgaben ganz am Anfang des Arbeitstages. Außerdem nehme ich mir vor, nicht mehr als drei dieser Aufgaben in einen Tag zu legen. Wenn es besonders zeitintensive Aufgaben sind, werden diese in Teilaufgaben unterteilt.

Sollte noch mehr in den Tag passen, weil ich schnell gearbeitet habe oder sich eine Aufgabe als kurzweilig entpuppt, habe ich noch einen Puffer von 2 weiteren Tasks. Mehr als fünf Aufgaben erledige ich jedoch nicht am Tag. Nicht dazugehören Haushalt, Termine mit Freunden & Familie, etc.

Du hast alles erledigt, kannst deine Erfolge trotzdem nicht feiern? Hier gibt es Inspiration für die Party deiner Erfolge!

Aufgaben, an denen mehrere Personen arbeiten

Wie ihr in dem Schaubild sehen könnt, habe ich noch das Feld „Wartet“ hinzugefügt. Hier kommen alle Aufgaben rein, die auf Feedback warten, um abgeschlossen zu werden. Sobald ich Feedback habe, verschiebe ich die Karte wieder in das Feld „Work in Progress“, bis es abgeschlossen („Done“) ist.

Reflektion und Optimierung deiner Arbeitsweise

Um deine Arbeit zu verbessern, stelle dir am Ende deiner Woche folgende Fragen:

  1. Welche Aufgabe habe ich besonders gut erledigt?
  2. Welche Aufgabe hat mich stolz gemacht?
  3. Welche Aufgabe war richtig schwer zu erledigen?
  4. Waren die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit erledigt?
  5. Haben die erledigten Aufgaben einen Wert generiert?
  6. Warum?

Dies sollte Teil eurer festen Wochenroutine sein. Das hilft euch nicht nur dabei, euren Workflow und die Arbeitsweise weiterzuentwickeln (ihr versteht, wie lange ihr für eine Aufgabe braucht, worin ihr besonders gut wart, was euch geholfen hat, was schwer war), sondern auch dabei, Selbstvertrauen aufzubauen und euch selbst wertzuschätzen.

Wenn ihr wollt, könnt ihr die Fragen regelmäßig in einem dafür angelegten Journal nachhalten, um in stürmischen Zeiten ein bisschen Motivation zu schöpfen.

Die Entwickler von Personal Kanban

Personal Kanban ist eine Methode, die von Jim Benson und Tonianne DeMaria Barry entwickelt und ausgearbeitet wurde. Für tiefergehende Lektüre ist ihr Buch: „Personal Kanban: Visualisierung und Planung von Aufgaben, Projekten und Terminen mit dem Kanban-Board“ sehr zu empfehlen.

6 KOMMENTARE

  1. Hallo Laura!

    Ein sehr toller Beitrag! Gerade die Schlussworte habe ich für mich mitgenommen! Danke 🙂
    Ich hinterfrage gerade mein ganzes Organisations-Konstrukt… Ich war bisher eher der Fan meines Papierkalenders. Dort konnte ich die Zeiträume besser blocken, wenn ich weiß, wie lange ich für welche Aufgabe oder welchen Termin benötige.
    Da ich nun aber gerade Trello für mich entdeckt habe, nutze ich meinen Kalender kaum noch und bin am überlegen, alles zu digitalisieren. Ist ja auch weniger Gepäck… Die Dauer der Aufgaben lässt sich nur leider nicht gut in Trello visualisieren, wie lange eine Aufgabe dauert. Aber vllt ist das ja Gewöhnungssache und ich brauche das optisch nicht mehr 😉

    Liebe Grüße
    Ela

    • Hallo Ela,

      deswegen arbeite ich parallel noch mit einem digitalen Kalender. Es ist etwas aufwendiger, aber so sehe ich, wie lange ich für was brauche beziehungsweise plane es. Gerade so private Termine finde ich schwer nur mit Personal Kanban zu machen, dafür liebe ich meinen Kalender zu sehr 😀
      Schau dir hierzu einfach mal das Video “Mit dieser Zeitplanung steigerst du deine Produktivität” an.

      Ich bin gespannt, wie du klarkommst!
      Liebste Grüße
      Laura

  2. Tolle Idee! 🙂 Ich hab im Büro ein großes Whiteboard, dass kann ich dazu optimal nutzen. 🙂 Mein Problem ist immer, dass ich Aufgaben “aus den Augen verliere”. Aber so kann man sich jeden Tag optimal organisieren & sieht immer, was zu tun ist. Auf den Post-its kann man ja auch Deadlines & Co. einfach ergänzen.

    Danke, liebe Laura! Ich berichte, wie es geklappt hat.

  3. Hallo liebe Laura,
    die Tage hattest du das Thema wieder in der Instastory erwähnt und da ich gerade etwas unproduktiv mit meiner Masterarbeit und anderen Aufgaben nebenher bin, habe ich mir direkt mal Trello als Personal Kanban eingerichtet und bin begeistert 😀

    Jetzt habe ich mich aber gefragt, wann du die Kärtchen aus der Liste “Done” archivierst? Am Ende eines jeden Tages? Am Ende der Woche nachdem du alles reflektiert hast? Wie machst du das?

    Ich wünsche dir ein schönes Restwochenende.
    Liebe Grüße, Lisa

    PS: Du machst hier einen super Job! Weiter so 😀

    • Liebe Lisa,

      wie cool, dass du nach neuen Wegen für deine Produktivität und deine Masterarbeit suchst! Ich archiviere die Liste einmal im Monat, werde es aber auf einmal in der Woche hoch stocken, um für mich besser zu reflektieren, was ich die Woche geschafft habe – bei einem Monat wird es etwas unübersichtlich 😀

      Vielen Dank für das schöne Kompliment und viel Erfolg!
      Liebste Grüße
      Laura

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