Das Eisenhower-Prinzip: Lange Arbeitsnächte sind mit dieser Methode vorbei. Als Selbstständige gleicht mein Leben einer Achterbahnfahrt: Mal weiß ich nicht, wohin mit meiner ganzen Zeit (sooo viele Projekte schlummern in der Schublade, die man endlich mal umsetzen will, wenn die Zeit da ist) und manchmal kann ich mich vor Aufträgen kaum retten. Gerade in der Zeit, wenn eine Anfrage nach der nächsten ins Haus kommt und man zu keiner von ihnen „Nein“ sagen will, ist es wichtig zu wissen, wie man richtig Prioritäten setzt. Damit das schön erbaute Kartenhaus nicht zusammenfällt, Deadlines verpasst oder Kunden unzufrieden werden.

Mit dem Eisenhower-Prinzip haltet ihr dem Druck Stand und verliert nicht die Nerven. Mit dieser Methode seid in der Lage, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Dem Wichtigem mehr Raum zu geben und das Unwichtige zu delegieren, später zu erledigen oder es ganz bleiben zu lassen. Doch ganz von vorn.

Die Mind Map ist das perfekte Tool, um den Überblick zu behalten

Bevor ihr eure Aufgaben dem Eisenhower-Prinzip unterlegt, müsst ihr euch im Klaren darüber sein, an welchen Projekten ihr arbeitet. Wenn ihr viele Themen gleichzeitig unter einen Hut bekommen müsst, hilft es, die verschiedenen Aufgaben erst einmal nach Projekten zu clustern. Die Mind Map ist euer bester Freund, um also den ersten Überblick zu bekommen.

How-To: Easy Mind Map

Nehmt euch hierfür ein DIN A4-Papier zu Hilfe und schreibt alle Projekte auf, an denen ihr zurzeit arbeitet. Stellt sicher, dass ihr zwischen den Projektnamen genügend Platz lasst. Unter die Projektthemen schreibt ihr nun alle eure Aufgaben auf, die die einzelnen Projekte mit sich ziehen. Und jetzt geht’s ans Eingemachte…

Du stehst noch ganz am Anfang deiner Selbstständigkeit? Dann sind das die Aufgaben, um die du dich schleunigst kümmern solltest.

Mit dem Eisenhower-Prinzip richtig Prioritäten setzen und eure Leistung steigern

Die Idee hinter dem Eisenhower-Prinzip ist einfach: Die Priorität einer Aufgabe ermittelt sich durch ihre Dringlichkeit und Wichtigkeit. Wichtig bedeutet, dass das Projekt unmittelbar mit den Zielen und Aufgaben verknüpft ist. Der Zeitpunkt der Erledigung ist von der Dringlichkeit abhängig. Eine Aufgabe ist dringend, wenn sie sofort erledigt werden muss – je nach Wichtigkeit von euch selbst oder jemand anderem (delegieren).

Natürlich kann nicht jeder Freelancer oder Einzelunternehmer seine Aufgaben an jemand anderen delegieren, sondern muss viel selbst abarbeiten. Anstatt zu delegieren wird die Aufgabe weiter nach hinten geschoben.

Eine Matrix hilft bei der Zuordnung
Matrix Eisenhower Prinzip

So ordnet ihr die Aufgaben dem Eisenhower-Prinzip richtig zu

Fragt euch zwei essentielle Fragen, wenn ihr eine Aufgabe näher betrachtet:

  1. Was passiert, wenn ihr die Aufgabe erst später erledigt?
  2. Wie wichtig ist die Aufgabe für euer Unternehmen?

Damit habt ihr die Antworten parat, um die Aufgabe nach dem Eisenhower-Prinzip einzuordnen. Die Matrix gibt euch sodann eine Lösung vor, wie ihr mit der Aufgabe zu verfahren habt.

Im Video „CEO 101: Mit dieser Zeitplanung steigerst du deine Produktivität“ lernt ihr, wie ihr eure Woche so planen könnt, dass ihr alles erreicht, was ihr euch vorgenommen habt.

Die Aufgabe ist wichtig und dringend

Erledigt sie sofort. Sie bekommt eine Priorität 1 zugeordnet. Am besten erledigt ihr diese Aufgaben direkt morgens, denn dort ist eure Leistungskurve am höchsten. Ihr seid konzentriert und motiviert. Sobald ihr die Prio 1 erledigt habt, setzt direkt ein kleines Erfolgserlebnis ein.

Doch Vorsicht: Lasst euch nicht einreden, dass jede Aufgabe, die von außen an euch heran getragen wird, super wichtig und super dringlich ist. Denn das ist sie meistens nicht.

Die Aufgabe ist wichtig, aber nicht dringend

Diese Anfragen bekommen die Priorität 2, denn sie sind langfristig wichtig für euer Unternehmen. Blockt euch in eurem Kalender extra Zeiten ein, in denen ihr euch Aufgaben der Prio 2 widmet. Denn wenn diese dringend werden, kann es sein, dass ihr schon zu weit hinterherhinkt und die Umsetzung euch zu viel Zeit kostet.

Ein Beispiel: DSGVO. Das Thema lag zwei Jahre lang auf dem Tisch, bis alle Welt Anfang diesen Jahres Panik schob, weil zu wenig Zeit für die Umsetzung der neuen Richtlinien blieb. Mit Einstufung der Umsetzung der DSGVO mit Prio 2 wären nicht so viele Unternehmen ins Schwitzen geraten…

Die Aufgabe ist nicht wichtig, aber dringend

Die Teamleiter unter euch werden aufatmen, denn diese Aufgabe darf delegiert werden. Sie hat die Priorität 3. Die einsamen Entrepreneurswölfe unter euch, die sich kein Team oder einen virtuellen Assistenten leisten können, müssen sich auch hier extra Zeiten zum Erledigen von Prio 3-Aufgaben einplanen.

Der Unterschied: Erledigt sie in den Nachmittags-/Abendstunden. Eine Zugbuchung für die nächste Veranstaltung kann noch ein wenig vor der Strategieausarbeitung warten.

Die Aufgabe ist weder dringend noch wichtig

Aufgepasst: Ihr könnt sie getrost in den Papierkorb werfen, ohne sie zu erledigen. Stellt euch die Frage: „Was passiert, wenn ich diese Aufgabe nicht erledige?“ Wenn die Antwort „Nichts“ lautet – wieso verschwendet ihr dann noch einen weiteren Gedanken an ihre Umsetzung?

Wenn ihr beispielsweise Anfragen bekommt, die für euch nicht in Frage kommen, ist es manchmal sinnvoller nicht darauf zu antworten. Der gute Ton sagt da natürlich etwas anderes. Aber wenn ihr ein Unternehmen seid, das pro Tag 50 unseriöse oder uninteressante Angebote bekommt, solltet ihr keine Energie darauf verschwenden, diese alle abzusagen. Löscht sie einfach.

Und seid euch sicher: Wenn etwas Wichtiges und Dringendes aus Versehen mal im Papierkorb landet, dann wird euch jemand daran erinnern. Es gibt sogar manche Leute, die nach einem langen Urlaub alle ihre Mails ungesehen löschen. Mit der Begründung: „Wenn Leute etwas von mir wollen, werden sie sich wieder bei mir melden.“ Selbstständigen unter euch empfehle ich diese Taktik nicht. Auch ich selbst wende sie nicht an.

Beispiel: Newsletter und Zeitungsartikel für eure Weiterbildung

Wie oft haben wir eine E-Mail oder einen Link für „später lesen“ abgespeichert und ihn nie wieder angesehen? Unser Postfach wird voller und voller, die Linkliste immer unübersichtlicher. Mit diesem Phänomen machen wir heute Schluss: Nach sechs Wochen löscht ihr alle Mails, Newsletter und Zeitungsartikel ohne auch nur einmal hineinzusehen. Diese Informationen sind veraltet und somit nicht mehr nützlich. Ganz wichtig: Ungesehen! Ohne auch nur eine Sekunde zu scannen, schmeißt du das Material in den Papierkorb.

Jetzt seid ihr dran: Schreibt euch mal alle eure Aufgaben auf und versucht, sie nach dem Prinzip einzuordnen. Ihr werdet feststellen, wie gut das euch und eurer Arbeit tuen wird.

2 KOMMENTARE

HINTERLASSEN SIE EINE ANTWORT

Please enter your comment!
Please enter your name here