Trello hat den Grundstein meiner Selbstständigkeit gelegt – naja, zumindest die Organisation der ganzen To-Dos, die wie eine Welle über mich hineinbrach, nachdem ich mir in den Kopf gesetzt hatte, meine Festanstellung zu kündigen. Warum? Ganz einfach: Weil dieses Tool so simpel wie hilfreich ist, damit ihr all eure Projekte, Meilensteine, Termine und To-Dos im Blick habt. Es ist eines meiner liebsten Onlinetools für das Projektmanagement im Team oder alleine

Wissen zum Angeben: Trello basiert auf dem Kanban-Prinzip. „Kanban“ ist Japanisch und bedeutet „Karte“

Die Software Trello funktioniert wie eine große Pinnwand: Mithilfe von Listen, die ihr an ein großes Board pinnt, verschafft ihr euch den nötigen Überblick über eure verschiedenen Projekte oder Projektphasen eures Business. Die einzelnen Karten in den Listen beinhalten wiederum die Dinge, die einem bestimmten Thema wie bspw. „tägliche To Dos“ oder „Kunde XY“ untergeordnet sind, also eure Aufgaben, Termine oder Dinge, die ihr nicht vergessen/ordnen wollt. Auf den Karten könnt ihr verschiedene Informationen unterbringen: Beschreibungen, Kommentare, Checklisten, Zuständigkeiten, Links, Dateianhänge…

Die einzelnen Listen können gut miteinander kombiniert werden: Wenn ihr bspw. mit den Karten „Aufgaben“ und „Work in Progress“ arbeitet, könnt ihr die Aufgabe, sobald sie bearbeitet wird, in den „Work in Progress“-Stapel legen, sodass andere Team-Mitglieder sehen, woran gerade gearbeitet wird.

Eine kleine Einführung

Falls ihr mit dem Projektmanagement-Tool noch nicht vertraut seid, erhaltet ihr hier nützliche Informationen zum Umgang mit Trello. Inhaltlich gestalten könnt ihr eure Boards ganz nach euren Bedürfnissen.

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Karten-Funktionen

Die Karten weisen einige hilfreiche Funktionen auf, um eine Aufgabe mit Leben zu füllen.

Mitglieder: Welche Mitglieder des Boards sind zuständige für die Karte/Aufgabe?
Labels: … sind Farben, die ihr nach einem bestimmten Prinzip vergeben könnt. Zum Beispiel: Rot = Priorität 1 – Das ist super, wenn ihr die Karten später einmal filtern möchtet, um euch alle Karten eines oder mehrerer Labels auf dem ganzen Board auswerfen zu lassen.
Checkliste: Welche Erledigungen beinhaltet die Teilaufgabe? Sobald sie erledigt ist, einfach abhaken und Fortschritt festhaltenFrist: Bis wann muss die Karte/Aufgabe erledigt sein?
Anhänge: Welche Links, Dokumente, Karten, Dateien werden für die Aufgabe benötigt?

Karten-Aktionen

Verschieben: Ihr könnte Karten per „Verschieben“-Button einen neuen Platz zuweisen oder via Drag&Drop.
Kopieren: Karte und deren Inhalt auf eine andere Liste kopieren.
Abo: Bei Änderungen auf der Karte sofort eine Benachrichtigung erhalten.
Archiv: Karte aus dem Board archivieren. Wenn ihr darauf klickt, könnt ihr die Karte auch unwiderruflich löschen.

Kosten

Die Anmeldung und Nutzung von Trello ist kostenlos. Gewisse Zusatzfunktionen stehen einem nur als Gold-Mitglied oder in der Trello Business Class zur Verfügung. In der Grundfunktion reicht Trello für Teams und als Einzelperson meiner Meinung nach jedoch völlig aus.

Einsatzbereiche

Überall da, wo es etwas zu organisieren und planen gibt. Egal ob als Redaktionsplan, für das Wissensmanagement, zum Festhalten von Workflows im Team, als Termin- oder Jahresplaner – Ihr könnt mittels der Karten euer Trelloboard ganz auf eure individuellen Bedürfnisse abstimmen. Beim Trello Resource Board findest du viele hilfreiche Tipps, Einsatzmöglichkeiten und Erweiterungen.

Nachteile

Natürlich ist kein Tool der Welt die „eierlegende Wollmilchsau“ – dann wäre es vermutlich kein gutes Tool mehr. Arbeitet ihr mit einem komplexen Projekt, stößt Trello durch seine Einfachheit an seine Grenzen – Gantt-Charts oder Ressourcen-Management sind dort nicht so leicht darzustellen.

Dieses Tool ist nur so gut, wie ihr es tatsächlich nutzt und strukturiert. Das bedeutet, wenn eure Struktur zu wünschen lässt, wird dieses Tool eure Arbeitsweise nicht revolutionieren. Wenn ihr aber eine grundsätzliche, simple und papierlose Unterstützung eurer Organisation sucht, ist es äußerst hilfreich.

Es ist nicht offline nutzbar. Wer dennoch weiterhin gerne mit Projektboards arbeitet, die dekorativ und großflächig an eurer Wand hängen, kann sich hier Inspiration holen: Vom Moodboard zum Projektboard.

6 KOMMENTARE

  1. Liebe Laura,
    ich bin Account Manager im Eventbereich und studiere seit zwei Semestern berufsbegleitend Business Administration. Durch meinen Beruf und das Studium muss mein Alltag komplett durchorganisiert und -getaket sein.Unterstützt das Tool hier auch? Also hilft es mir z.B. Lernpläne für das Studium zu erstellen?

    Ich freue mich auf eine kurze Rückmeldung von dir!

    Liebe Grüße, Antonia

    • Liebe Antonia,

      den Lehrplan erstellst du selber und digitalisierst ihn durch Trello. Das Tool erstellt nichts von selbst 🙂 Du kannst pro Liste beispielsweise eine Vorlesung einplanen und darunter in den Karten die einzelnen Themen und Lehrinhalte speichern. Das geht auf jeden Fall. Probiere es einfach mal aus!

      Liebste Grüße
      Laura

  2. Hi Laura,
    danke erstmal für die Vorstellung von dem Tool. 🙂

    Ich habe gerade einen “Projektplan” erstellt. Gibt es eine Funktion, mit dem ich alle Deadlines in einem Zeitstrahl/Kalender o.ä. auf einen Blick sehen kann oder gibt es nur die Ansicht der aufgelisteten To Do`s? Ich konnte leider bisher nichts finden.. Ich freue mich auf eine RM von dir 🙂

    Viele Grüße
    Lena

    • Hey Lena,

      meines Wissens nach müsstest du dir extra eine Karte anlegen, worunter alle To-Dos aufgelistet sind und ihnen eine Frist geben. Leider kannst du die Ansichten nicht wirklich einstellen, sondern das nur mit Hilfe des Verschiebens oder Kopierens von Karten/Listen lösen.

      Lieben Gruß und viel Erfolg bei deinen Projekten
      Laura

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